Privacyverklaring APPS4LAB
1. Wie zijn wij
APPS4LAB (apps4lab.be) is het schoolbeheersysteem van LAB Onderwijs vzw, voor de scholen LAB Sint-Niklaas en LAB Sint-Amands. LAB Onderwijs vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in APPS4LAB.
Contact voor privacyvragen: Ingrid Vanhaute, ingrid.vanhaute@labsintniklaas.be
Technisch contact (ontwikkelaar): Matthias Van Leuvenhaege, matthias.vanleuvenhaege@labsintniklaas.be
2. Waarvoor dient APPS4LAB
Het personeel van onze scholen gebruikt APPS4LAB om leerlingen op te volgen: aanwezigheden, evaluaties en rapporten, lessenroosters, leerlingenbegeleiding (zorg), inschrijvingen en communicatie met ouders. Ouders, leerlingen en externe begeleiders gebruiken het portaal (portaal.apps4lab.be). Personeel en leerlingen werken aan projecten en opdrachten op de projectensite (project.apps4lab.be). Deze privacyverklaring geldt voor alle onderdelen van APPS4LAB. APPS4LAB is niet bedoeld voor publiek gebruik.
3. Welke Google-gegevens gebruikt APPS4LAB en waarom
Personeel, leerlingen en externe begeleiders loggen in met hun Google-account van de school. Ouders loggen in met een wachtwoord en gebruiken geen Google-gegevens. Voor sommige functies vraagt APPS4LAB bijkomende toestemming. Die toestemming wordt pas gevraagd wanneer je de functie gebruikt, en je kan ze weigeren. De rest van APPS4LAB blijft dan gewoon werken.
| Gegevens (Google-scope) | Waarvoor |
|---|---|
Naam, e-mailadres en profielfotoopenid, email, profile |
Inloggen. Aan de hand van je e-mailadres bepalen we je school en je rechten in APPS4LAB. |
Google Drive en Google Sheetsdrive.file, drive.readonly, drive, spreadsheets |
Een bestand uit je Drive kiezen en toevoegen aan een leerlingendossier (bv. een attest of verslag), en lijsten en overzichten (bv. klaslijsten, aanmeldingen) exporteren naar een Google-spreadsheet in je eigen Drive. APPS4LAB opent alleen bestanden die je zelf kiest of die de app voor jou aanmaakt. Voor een export zoekt de app in je Drive alleen op naam naar de bijhorende map of het bijhorende bestand. |
Gmail: e-mail verzenden, concepten en handtekeninggmail.send, gmail.compose, gmail.settings.basic |
In de module Communicatie een bericht aan ouders of leerlingen vanuit je eigen schoolmailbox versturen, een eigen Gmail-concept als brontekst gebruiken en je Gmail-handtekening toevoegen. APPS4LAB leest geen andere e-mails uit je mailbox. |
De toegangssleutels (tokens) voor Sheets en Gmail blijven in je browser: onze servers ontvangen ze niet. Voeg je een bestand uit je Drive toe aan een dossier, dan stuurt je browser de toegangssleutel eenmalig via een versleutelde verbinding naar onze server. De server gebruikt die alleen om dat ene bestand op te halen, en bewaart er een kopie van in de Google Drive van de school. De toegangssleutel zelf wordt niet bewaard. Toegangssleutels verlopen na maximaal één uur.
4. Andere gegevens die we verwerken
APPS4LAB verwerkt leerlinggegevens die de school nodig heeft voor haar onderwijsopdracht: identificatie- en contactgegevens van leerlingen en ouders, klas en lessenrooster, aanwezigheden, evaluaties en rapporten, en gegevens over leerlingenbegeleiding. Een deel van die gegevens komt uit de leerlingenadministratie van de school (Informat). De wettelijke basis is de onderwijsopdracht van de school en de wettelijke verplichtingen die daarbij horen. Meer uitleg vind je in het schoolreglement.
5. Delen, verkopen en beperkt gebruik
- We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
- We delen gegevens niet met derden, behalve wanneer de wet dat vereist of met verwerkers die in onze opdracht werken (hosting, e-mailverzending), onder een verwerkersovereenkomst.
- Gegevens uit Google-diensten worden niet gebruikt om AI- of machine-learningmodellen te trainen.
- Het gebruik en de overdracht van informatie die APPS4LAB via Google API's ontvangt, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).
6. Beveiliging en bewaring
APPS4LAB wordt gehost bij Combell nv, een Belgische hostingpartij, op servers binnen de Europese Unie. Combell verwerkt de gegevens alleen in opdracht van LAB Onderwijs vzw. Er is alleen toegang via een versleutelde verbinding (HTTPS), en personeel ziet alleen wat het voor zijn taak nodig heeft. We bewaren leerlinggegevens niet langer dan nodig is voor de onderwijsopdracht en de wettelijke bewaartermijnen.
7. Je rechten en toestemming intrekken
Je kan je gegevens inzien en laten verbeteren of verwijderen, binnen de grenzen van de wettelijke verplichtingen van de school. Neem daarvoor contact op via het adres hierboven. De toegang die je APPS4LAB tot je Google-account gaf, kan je altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions. Heb je een klacht, dan kan je terecht bij de Vlaamse Toezichtcommissie (vtc.corve.be).
Summary in English
APPS4LAB is the school management system of LAB Onderwijs vzw, used by the staff of LAB Sint-Niklaas and LAB Sint-Amands. Staff sign in with their school Google account (name, email, profile picture). Optional features ask for extra consent: Google Drive and Sheets, to attach files the user picks and to export lists to a spreadsheet in the user's own Drive; Gmail, to send messages to parents from the user's own mailbox, use the user's own drafts as source text and add the user's signature. Access tokens for Sheets and Gmail stay in the user's browser and are never sent to our servers. When a user adds a Drive file to a student file, the browser sends the access token once over an encrypted connection to our server, which uses it only to fetch that one file and keeps a copy in the school's Google Drive; the token itself is not stored. Access tokens expire within one hour. We do not sell data, use it for advertising, or use Google user data to train AI models. APPS4LAB's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Users can revoke access at any time at myaccount.google.com/permissions. Contact: ingrid.vanhaute@labsintniklaas.be.